De medewerkers Operations hebben als algemene taak het administratief verwerken van diverse informatie en gegevens in het kader van de operationele audit- en certificatieactiviteiten van het certificatie instituut.
Taken
- Het administratief begeleiden van de certificatieprocedure; aanmaken klantendossiers, de centrale planning, en waar nodig proactief ingrijpen om deze procedure vloeiend en klantvriendelijk te laten verlopen.
- Het plannen van de audits op een zodanige efficiënte manier dat de maximale output behaald of nagestreefd wordt, alsook het bijsturen van de planning bij cancelling of verschuiven van audits.
- Het beheren van de agenda's van auditoren en het bepalen van de meest efficiënte planning per auditor rekening houdend met de sectorexpertise van de desbetreffende auditor.
- Het informeren van de klant inzake de planning van de auditactiviteiten en de stand van zaken van het certificatiedossier.
- Het up-to-date houden van de planning- en andere gegevens in de gegevensbestanden.
- Het voorbereiden van de certificatiebeslissing en het opmaken van Audit Packaging Review.
- Het voorbereiden en opmaken van (concept)certificaten, (dit is klantgerelateerd).
- Het initiëren van opvolgingsaudits en, i.s.m. Marketing&Sales, hercertificatieaudits.
- Het verwerken en versturen van de door de auditoren aangeleverde rapporten.
- Het voorbereiden en opmaken van de facturen, eventuele creditnota's (klantgerelateerd).
- Het assisteren bij de maandafsluiting en het debiteurenbeheer.
- Het uitvoeren van administratieve taken van algemene aard (klassering, archiveren, e.d.).
- Het uitvoeren van mogelijke taken van uitzonderlijke aard (boodschappen, zendingen, e.d.).
Het beheren van inkomende facturen alsook onkostennota's van auditoren
Verantwoordelijkheden
- De meest praktische indeling van de eigen werkzaamheden, i.f.v. de door de CM vastgelegde prioriteiten en werkinstructies.
- Bestellen van kantoorbenodigdheden, in het kader van de richtlijnen door SGS voorgeschreven.
- Accuraat beheer van de hun toebedeelde certificatiedossiers waardoor aantoonbaarheid van beslissingen en de continu teit van de werkzaamheden gegarandeerd wordt.
- Correctheid en volledigheid van de operationele data in de gegevensbestanden.
- Het klassement en de archivering verzorgen.
- Optimaal bijdragen tot de kwalitatieve beheersing en verbetering van de administratieve processen, met rapporteren aan de CM.
- Het behalen van de opgelegde output inzake auditoren.
- Het streven naar een optimum inzake opgestelde KPI's (door CM).